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Catálogo

Lo que podemos montar en vuestra empresa, en semanas y no en meses

Doce proyectos que ya sabemos hacer, para quitar el trabajo repetitivo de oficina. Cada uno se prueba primero con vuestros papeles, y lo que no compense, no se hace.

Los ejemplos son ilustrativos: empresas inventadas para que se vea cómo funciona cada proyecto. No son clientes ni resultados medidos.

Del papel a los datos

Lo que llega escrito, en foto o en PDF, entra solo en vuestro programa.

Partes de trabajo que llegan solos a la oficina

Hoy, en muchas empresasTécnicos y cuadrillas rellenan el parte en papel o lo mandan por WhatsApp, y en la oficina alguien lo pasa a limpio para certificar o facturar.

Lo que hacemosEl parte, en foto, audio o papel de siempre, se convierte en una ficha ordenada: horas, material, avance. Lo dudoso se marca para que lo mire una persona.

  1. El técnico manda una foto o un audio al acabar
  2. Se lee y se ordena por obra o por cliente
  3. La oficina revisa lo marcado y certifica o factura

Ejemplo ilustrativoUna empresa de mantenimiento de 25 personas, con ocho técnicos en la calle, deja de pasar a mano los partes cada viernes y factura el mismo día en que se termina el trabajo.

Primera versión en 2–4 semanasNecesitamos: diez o veinte partes reales y el formato en que los necesitáis

Obra y conservaciónInstaladores y mantenimientoServicios y oficinas

Del albarán firmado a la factura, el mismo día

Hoy, en muchas empresasEl servicio está hecho, pero la factura espera a que vuelva el albarán o el CMR firmado y alguien lo revise y lo pase.

Lo que hacemosCon la foto o el PDF del documento firmado se prepara el borrador de la factura, y se avisa en el momento si falta una firma o un dato.

  1. Llega la foto del albarán firmado
  2. Se cruza con el pedido y la tarifa
  3. Borrador de factura listo para revisar y emitir

Ejemplo ilustrativoUna distribuidora con tres camiones factura cada noche lo entregado ese día, en vez de juntar albaranes a fin de mes.

Primera versión en 3–4 semanasNecesitamos: los papeles de diez servicios ya facturados, para comparar

Transporte y almacénDistribución y venta a empresasObra y conservación

Facturas de proveedor, directas a la contabilidad

Hoy, en muchas empresasLas facturas de proveedores llegan por correo en PDF y alguien las teclea o las reenvía a la gestoría una a una.

Lo que hacemosCada factura se lee, se clasifica por proveedor y cuenta, y queda lista para vuestro programa o para la gestoría, con lo raro marcado.

  1. La factura llega al correo de siempre
  2. Se lee y se clasifica
  3. Se revisa lo marcado y pasa a contabilidad

Ejemplo ilustrativoUn taller que recibe unas doscientas facturas al mes deja de teclearlas y la gestoría las recibe ordenadas cada semana.

Primera versión en 2–3 semanasNecesitamos: un mes de facturas de proveedor y cómo las contabilizáis hoy

Cualquier sector

Pedidos y clientes

Que ningún pedido ni ninguna petición se quede esperando a que alguien la teclee.

Pedidos por correo, Excel, PDF o WhatsApp, directos a vuestro programa

Hoy, en muchas empresasCada cliente pide a su manera, y alguien lee cada pedido y lo teclea antes de prepararlo.

Lo que hacemosEl pedido se lee tal y como llega y entra en vuestro programa. Lo que no cuadra (una referencia que no existe, una cantidad rara) se marca antes de preparar nada.

  1. El cliente pide como siempre
  2. El pedido se lee y se comprueba con vuestro catálogo
  3. Entra en el programa; lo dudoso lo revisa una persona

Ejemplo ilustrativoUn mayorista de material eléctrico deja de teclear sesenta pedidos al día y sus clientes no notan ningún cambio, porque siguen pidiendo igual.

Primera versión en 3–4 semanasNecesitamos: veinte pedidos reales de dos o tres clientes y vuestra lista de referencias

Distribución y venta a empresasTransporte y almacénFabricación

Presupuestos en minutos, con vuestras tarifas

Hoy, en muchas empresasCada presupuesto se monta copiando el anterior, y a veces sale tarde y el cliente ya ha contratado a otro.

Lo que hacemosA partir de la petición del cliente (un correo, unas fotos, una medición) se prepara el borrador con vuestras partidas y precios. Lo revisáis y lo enviáis.

  1. Llega la petición
  2. Borrador con vuestras partidas y tarifas
  3. Revisáis, ajustáis y enviáis

Ejemplo ilustrativoUna instaladora de climatización contesta las peticiones de presupuesto el mismo día, en vez de a la semana siguiente.

Primera versión en 3–5 semanasNecesitamos: diez presupuestos ya hechos y vuestra tarifa

Instaladores y mantenimientoObra y conservaciónFabricaciónServicios y oficinas

La bandeja de entrada que se ordena sola

Hoy, en muchas empresasAl correo general llega de todo: pedidos, incidencias, facturas, publicidad. Alguien lo reparte a mano, y lo urgente se pierde entre lo demás.

Lo que hacemosCada correo se clasifica y llega a quien le toca, con un borrador de respuesta para lo repetido. Nada sale sin que lo lea una persona.

  1. Llega el correo
  2. Se clasifica y se asigna
  3. Borrador de respuesta para lo habitual

Ejemplo ilustrativoUna empresa de servicios con un solo correo de contacto reparte cada día las peticiones entre técnica, administración y comercial sin que nadie haga de cartero.

Primera versión en 2–3 semanasNecesitamos: acceso de prueba a una bandeja y vuestras reglas de reparto

Cualquier sector

Plazos y avisos

Que nada caduque ni se olvide porque dependía de la memoria de alguien.

Revisiones obligatorias y renovaciones, con aviso

Hoy, en muchas empresasLas revisiones periódicas, las ITV de la maquinaria o los certificados que caducan se llevan en un Excel o en la cabeza de alguien.

Lo que hacemosCada vencimiento tiene su aviso con tiempo, a vosotros y, si queréis, al cliente, con la cita propuesta.

  1. Se cargan los equipos y sus fechas
  2. Aviso con antelación
  3. Cita y documento preparados

Ejemplo ilustrativoUna mantenedora de equipos contra incendios avisa a sus clientes un mes antes de cada revisión y deja de perder las que vencían sin que nadie se acordara.

Primera versión en 2–3 semanasNecesitamos: la lista de equipos o clientes con sus fechas

Instaladores y mantenimientoObra y conservaciónTransporte y almacénServicios y oficinas

Cobros pendientes que no se quedan en el cajón

Hoy, en muchas empresasLas facturas vencidas se miran cuando alguien tiene un rato, y reclamar da pereza.

Lo que hacemosCada factura vencida genera un recordatorio amable y escalonado, y cada lunes sale la lista de lo que hay que llamar.

  1. Se leen las facturas emitidas y los cobros
  2. Recordatorio al vencer y a los 15 días
  3. Lista semanal de lo pendiente

Ejemplo ilustrativoUna empresa de obras pequeñas acorta el tiempo que tarda en cobrar sin tener que hacer más llamadas incómodas.

Primera versión en 2–3 semanasNecesitamos: un listado de facturas emitidas y cobradas

Cualquier sector

La documentación de obra y de subcontratas, siempre al día

Hoy, en muchas empresasCada obra pide sus documentos (seguros, formación, TC2, aptitudes médicas), y se persiguen a mano a cada subcontrata.

Lo que hacemosSe sabe qué falta en cada obra y cuándo caduca cada documento, y se pide solo a quien le toca.

  1. Se recoge lo que pide cada obra
  2. Se cruza con lo que hay y lo que caduca
  3. Aviso a quien le falta algo

Ejemplo ilustrativoUna constructora con quince subcontratas deja de descubrir el día de la visita que a alguien le había caducado un documento.

Primera versión en 3–4 semanasNecesitamos: los requisitos de dos o tres obras y lo que tenéis hoy

Obra y conservaciónInstaladores y mantenimiento

Ver y decidir

Los números y los planes de cada semana, sin juntar Excel a mano.

Los Excel de siempre, en una pantalla cada lunes

Hoy, en muchas empresasCada área lleva sus números en su programa o en su Excel, y cuando alguien pregunta cómo va el mes, otro los junta a mano.

Lo que hacemosUna pantalla sencilla, que se actualiza sola, con lo que de verdad miráis: lo facturado, lo pendiente, lo que deja cada cliente o cada obra.

  1. Se conectan vuestros programas y Excel
  2. Se eligen cinco o seis números que importan
  3. Pantalla y resumen por correo cada lunes

Ejemplo ilustrativoUn grupo de dos empresas ve por fin, sumado, lo que le deja cada cliente que trabaja con ambas.

Primera versión en 2–4 semanasNecesitamos: una exportación de un mes de cada programa

Cualquier sector

Planificar cuadrillas, rutas y turnos, aprendiendo del jefe

Hoy, en muchas empresasQuien organiza el día lo hace de cabeza, cada tarde, con información que solo tiene él: quién trabaja más rápido, quién se entiende con quién, qué obra no puede esperar.

Lo que hacemosCada tarde sale una propuesta de plan, y el jefe la corrige como quiera, también con un audio («esto no, Juan no va con Pedro»). Cada corrección se guarda y la siguiente propuesta ya la tiene en cuenta.

  1. Propuesta con las obras, la gente y las máquinas
  2. El jefe la corrige, por escrito o con un audio
  3. Lo que corrige se aprende para la próxima vez

Ejemplo ilustrativoUna empresa de conservación de caminos pasa de organizar el día en una hora a revisar una propuesta en diez minutos, y la propuesta acierta más cada semana.

Primera versión en 4–6 semanas; mejora con el usoNecesitamos: cómo se planificaron dos o tres semanas reales

Obra y conservaciónInstaladores y mantenimientoTransporte y almacénServicios y oficinas

Saber a mitad de obra si se gana o se pierde

Hoy, en muchas empresasEl coste real de cada obra o pedido se sabe al final, cuando ya no se puede hacer nada.

Lo que hacemosPartes, compras y horas se suman a cada obra según llegan, y avisa cuando una partida va por encima de lo previsto.

  1. Se recogen partes, compras y horas
  2. Se comparan con lo presupuestado
  3. Aviso cuando algo se desvía

Ejemplo ilustrativoUna empresa de reformas descubre en la segunda semana, y no al cerrar, que una obra se está comiendo el doble de material del previsto.

Primera versión en 4–6 semanasNecesitamos: el presupuesto y los gastos de una o dos obras cerradas

Obra y conservaciónInstaladores y mantenimientoFabricación

Cómo empezamos

  1. Quince minutosNos contáis cómo trabajáis y qué os quita más tiempo.
  2. Por escrito, al día siguienteLo que haríamos, ordenado por lo que más os ahorra.
  3. Una prueba sin costeCon vuestros papeles, en una semana, y con lo que tiene que conseguir acordado antes.
  4. Si convence, en marchaPrecio cerrado, funcionando con vuestra gente y vuestros programas.

¿Lo hablamos?

Si alguno de estos proyectos os suena, o si lo que os pesa es otra cosa, escribidnos.

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Os contestamos por escrito en un día laborable como mucho. Sin boletines ni llamadas por sorpresa. Hemos desarrollado automatizaciones para otras empresas; Metis nace de siete años de experiencia en inteligencia artificial en una empresa del IBEX 35.